Högskolan i Gävle har valt ett nytt fastighetssystem för att hantera komplexa lokalfrågor. Pythagoras AB har levererat ett flexibelt fastighets- och ritningshanteringssystem som underlättar och effektiviserar arbetet både i dag och i framtiden.
– För oss handlar det om att hålla koll på våra lokaler och ytor för att bättre kunna fördela kostnaderna. Det var grundbehovet. Men vi kommer också att kunna använda det här systemet på väldigt många andra sätt för att effektivisera verksamheten framöver, säger Fredrika Nordahl Westin, lokalhandläggare på Högskolan i Gävle.
Prognoser och kalkyler
Basen i systemet är ritningarna. När de kopplas till ett hyresavtal kan de användas för att göra prognoser och kalkyler, vilket ger Högskolan i Gävle goda förutsättningar för planering. Huvudsyftet i nuläget är att förenkla kostnadsfördelningen.
– Vi hyr lokaler främst av Akademiska hus och Castellum och behöver hålla koll på våra lokalrelaterade kostnader och fördela ut dem på ett rättvist sätt. Det handlar om att fördela utifrån de ytor som de olika verksamheterna inom högskolan använder, säger Fredrika Nordahl Westin.
– Vi har även mycket information om utrustning och inredning i lärosalar och konferensrum som behöver visualiseras på ritningar på ett smidigt sätt. Och naturligtvis behöver vi kunna få ut data ur systemet på ett hanterbart sätt.
Flexibilitet – ett grundkrav
Först använde Högskolan i Gävle ett egenutvecklat system, sedan hade de samma system som fastighetsägaren Akademiska Hus. Detta för att enkelt kunna samarbeta kring ritningsdelarna. Men med tiden har behoven vuxit och förhoppningen är att det nya systemet ska ge än bättre förutsättningar att effektivt kunna hantera olika aspekter av lokalrelaterade data – och i förlängningen även andra fastighetsrelaterade frågor.
– En högskola är inte statisk, saker förändras hela tiden så det krävs flexibilitet och möjligheter till anpassning.
Ett system som kan växa med uppgiften
En annan fördel med det nya systemet från Pythagoras AB är att det går att koppla på många fler funktioner. Tidigare hade Högskolan i Gävle bland annat ett separat system för det systematiska brandskyddsarbetet, SBA. Nödskyltar, släckare, utrymningsplaner – allt låg samlat, men i ett eget system.
– Nu får vi det integrerat i Pythagoras AB system, vilket gör arbetet otroligt mycket smidigare när vi till exempel behöver uppdatera våra utrymningsplaner eller placeringen av släckutrustning förändras. Nu finns aktuella ritningar alltid med i SBA-underlaget, säger Fredrika Nordahl Westin.
– Vi har också option på att koppla på och integrera ännu fler funktioner framöver. Vad det blir får vi se längre fram, möjligheterna är många och vi är ännu bara i början. Vi måste jobba in oss i det nya systemet först, men vi ser möjligheterna framöver och det känns både spännande och väldigt bra!
